Di pergantian tahun kali ini saya mau fokus di 1 hal konkrit saja: produktivitas! Tahun 2011 merasa sangat nggak produktif (dan ini kerasa banget ketika kerjaan menumpuk) – jadi, beberapa hari ini banyak mengevaluasi tools-tools dan cara kerja selama 2011, sekaligus juga research & setup work environment yang oke buat tahun depan. Jadi di post ini saya bakal share metode dan tools di work environment saya yang mudah-mudahan bisa membuat 2012 jauh lebih produktif dan mungkin berguna juga buat pembaca.

 

Metode Umum

Getting Things Done (GTD)

  • Intinya:
    • tulis semua to-do di kertas / aplikasi – keluarkan dari otak supaya nggak perlu keluar energi mengingat-ingat to-do lagi.
    • tulis to-do dengan action words (misalnya “Baca halaman 10 – 11″ bukan “Bacaan CS 110″) – bila suatu pekerjaan perlu lebih dari 1 aksi, buat sebuah ‘project’ yang terdiri dari beberapa aksi
    • langsung lakukan hal-hal yang bisa dilakukan dalam kurang dari 2 menit
    • organisasi to-do menjadi:
      • ACTION: yang harus dilakukan
      • WAITING FOR: yang menunggu hasil kerja orang lain
      • SOMEDAY / MAYBE
  • Baca lebih detail: Buku, Wikipedia

Pomodoro Techniques

  • Intinya:
    • 1 pomodoro session adalah 25 menit kerja produktif, i.e.: mengerjakan 1 proyek / pekerjaan tanpa gangguan / interupsi.
    • istirahat 5 menit setelah 1 pomodoro selesai
    • istirahat 15 – 20 menit setelah 4 pomodoro
  • Baca lebih detail: Situs, Wikipedia

Lainnya

  • Mengurangi penggunaan mouse atau touchpad – menjaga tangan untuk fokus ke keyboard dengan interupsi minimum. Keyboard shortcuts are my best friends!

Apa itu keyboard shortcuts? Contoh paling gampang: control C (Windows) atau command + C (Mac) buat mengcopy objects. Keyboard shortcuts ada di mana-mana… Learn them and use them.

  • Sebisa mungkin menyimpan semua data / notes / todo di 1 lokasi
  • Menschedule supaya ada waktu kosong tanpa interupsi untuk bekerja. Sebisa mungkin menschedule kelas supaya berurut-urut.
  • Membuka email hanya 2 – 3 kali sehari dan memproses email dalam batch.
  • Membaca berita di iPhone sambil jalan ke kampus, bukannya membaca di laptop.
  • Mengautomatisasi sebanyak mungkin untuk mengurangi jumlah website yang perlu dicek dalam 1 hari.

Tools

Semuanya tools di laptop. General setting saya: Mac Lion, Chrome, 1 monitor 22′.

Email

Ini prioritas saya, mengingat workflow saya (seperti kebanyakan mahasiswa) didominasi oleh e-mail. Promosi event, panggilan interview, diskusi kelompok, student groups, informasi dan pertanyaan kelas, semua ada di email.

Postbox Express (Free)

  • Email client di Mac.
  • Mengawasi beberapa Gmail accounts saya sekaligus
  • Client yang jauh lebih cocok untuk Gmail daripada, misalnya, Apple Mail – kebanyakan fitur Gmail bisa dihandle dengan mudah dengan Postbox. Misalnya, label, important, atau integrasi ke Google Calendar.
  • Keyboard shortcuts <3

ActiveInbox (Free)

  • Plugin di Chrome & Firefox
  • Mengintegrasi Getting Things Done dengan Gmail inbox, menganggap email sebagai aksi / to-do.
  • Status label, seperti !Action, !Next, !Waiting on dan label untuk projects.
  • Horizontal tab di bagian atas layar Gmail yang mengingatkan to-do email yang belum selesai.

GMail – umum

  • forward semua incoming messages dari semua email ke 1 email.
  • memakai keyboard shortcuts dengan ekstensif – jarang sekali perlu pakai mouse selama di dalam gmail.
  • mengevaluasi dan membenahi filters dan labels. Filter dan labels yang tepat bikin kombinasi “gl ___ *a shift + i” (buka label ___, select all, mark all selected as read) sangat sakti!
  • integrasi dengan Google Calendar, karena kebanyakan undangan event masuk lewat e-mail, bisa langsung dimasukkan ke calendar.

Calendar: iCal in sync with Google Calendar

Brainstorming & Todo

Workflowy

  • website favorit baru saya! bye Evernote…
  • brainstorming cepat dengan bullet points dan notes – semua di 1 documents, jadi nggak perlu mikir, buka dan tutup dokumen baru.
  • bisa tagging cepat dengan # atau @
  • bisa zoom-in / zoom-out bullet points dengan simpel.
  • sekarang pakai Workflowy untuk semuanya – ada #todo, #idea, #note, kelas, student organization, blog ideas… Semua informasi di-dump di workflowy dan gampang banget buat organize atau fokus di bagian tertentu.
  • tentunya, keyboard shortcuts yang banyak dan mudah diingat!
  • downsidenya cuma 1: nggak bisa dipakai offline.

Work Focus

FocusBooster

  • Timer simpel untuk Pomodoro Technique – menghitung berapa sesi Pomodoro yang dilakukan dalam sehari, dan menghitung mundur suatu sesi Pomodoro.

SpiritedAway

  • Menutup layar-layar yang tidak aktif (i.e. tidak dipakai / dibuka selama x menit) secara otomatis

Think

  • Pilih 1 aplikasi yang ingin fokus dipakai, lalu background layar dan aplikasi-aplikasi yang lain akan dihitamkan. Bye, distractions…

Antisocial

  • Memblok website-website yang ditentukan pengguna selama x menit / jam (maksimal 8 jam)
  • Contoh: blok Facebook, Twitter, etc selama 8 jam.

Setup

  • Rencana bakal bikin Workflow pake Automator supaya bisa langsung buka 4 aplikasi ini sekaligus waktu mau mulai 1 pomodoro. Jadi, otomatis block Facebook, Twitter dan menghitamkan aplikasi lain selain aplikasi yang mau dipakai ketika mau fokus / mulai 1 pomodoro.

Automatisasi

ifttt

  • cute little app yang bakal *melakukan sesuatu* kalau *sesuatu terjadi*
  • misalnya, *kirim SMS ke HP* kalau *besok hujan menurut ramalan cuaca* atau *email saya* kalau *ada yang ngetag foto di Facebook*

NutshellMail

  • mengirimkan ringkasan update harian di facebook dan twitter ke e-mail – mudah-mudahan bisa mengurangi frekuensi mengecek social-networking sites ini.

 

Keystrokes Reduction - sesedikit mungkin tuts yang diketik, semakin baik…

Alfred

  • mencari dan membuka folder dengan cepat di Mac (option + space, lalu bisa langsung ketik folder yang dicari)
  • menambah beberapa custom shortcut ke website-website favorit, seperti “search … at Quora” atau “wfy” untuk “open Workflowy”

DashExpander

  • another favorite - perfect banget untuk menulis template emails atau kata-kata / snippet yang sering ditulis.
  • Misalnya, hanya dengan mengetik “hbd”, otomatis akan langsung diganti dengan “Happy birthday __name__! Wish you all the best :) ” dan DashExpander bakal bikin kamu bisa mengisi __name__ dengan cepat.
  • Contoh lain, mengetik “f_tks,fwd” langsung menjadi:
    “Thanks and looking forward to hearing from you,  Veni”

Analysis & Evaluation

DeskTime / RescueTime

  • menganalisis aplikasi dan website yang digunakan dan menyusun report yang bisa dievaluasi.

Lainnya

Dropbox - supaya file saya bisa diakses di komputer manapun

Gitsekarang hampir semua file system saya under source control, supaya kalo salah delete atau salah revisi dokumen bisa langsung dengan gampang revert ke versi lama.

Divvydengan mudah menentukan ukuran dan lokasi aplikasi-aplikasi di layar.

vim

  • untuk coding environment
  • tahun 2011 kemarin konversi total dari emacs ke vim, dan sangat puas dengan tambahan produktivitasnya
  • plugins vim mungkin bakal jadi separate blogpost nantinya…

 

That’s it! Agak banyak sih – perlu keluarin waktu dan tenaga buat set up dan hafalin keyboard shortcuts di banyak aplikasi. Tapi kayak roommate saya summer kemaren bilang, setup work environment tuh investasi. Kalo oke, efeknya bagus banget long-term. Mudah-mudahan bisa konsisten dilakuin selama tahun 2012…

Let me know what you think and monggo share juga di comments cara-cara kalian menjaga produktivitas – much appreciated!

 

Tagged with:
 

10 Responses to 2012: Produktivitas!

  1. fushar says:

    Ven, link buat Postbox Express sama ActiveInbox ngebug tuh :)
    Btw nice post banget nih Ven! Pengen segera diimplementasikan deeh

  2. Furqan says:

    1. Bener banget, ada Internet malah buka sana-sini(boros waktu banget). Mau diputus Internetnya, perlu juga. Haha..

    2. Menjauhkan mouse itu berguna ya, nice information, nanti mau nyoba. :)

    3. Saya juga pernah posting hal ini di blog
    http://nocual.wordpress.com/2011/11/15/review-sibuk-internet-tanpa-hasil/

    4. Sepertinya ini “penyakit” umum manusia zaman modern yang kenal komputer dan Internet. Hehe..

    2012 is Produktivitas!

    -kalo Saya (dan ini butuh waktu lama banget) , bener-bener ga tergiur untuk cek email, twitter, dll. (bilang ke diri sendiri, ga ada yang email lu, siapa si yang mau mention lu, geer amet, kerjain tugas lu tuh), jadi bisa mengurangi, ya walaupun terkadang masih wasting time di Internet- :D

    #nice post.

  3. angelinavj says:

    @fushar: thanks2 – links updated! share di tentang plugins vim dong, kalo ga salah lo vim user kan?

    @furqan; yup, sepanjang taun ini uda selalu pake keyboard shortcuts sih di GMail. tapi sekarang mau use shortcuts on steroid :)

  4. Lawrence says:

    Hidup vim!! keyboard shortcus memang ngebantu banget sih! learn it once, never go back hehe

  5. Lawrence says:

    Btw ven, tolong clarify:
    hampir semua file system saya under source control
    maksudnya semua yang di dalam /Users/username ? private git repository? kenapa ga pakai dropbox aja langsung, kan dropbox juga ada version controlling – apalagi ini buat dokumen :)

  6. angelinavj says:

    @Law: Emang agak dobel fungsi sih – I think I put my home directory under private source control before I have dropbox. Code2 juga ada di situ (obviously under source control). Ga commit setiap simple changes, biasanya cuma commit kalo ada documents penting yang berubah.

    In the end gw actually sekarang cuma use dropbox buat documents2 yang perlu disharing (i.e. home directory bukan dropbox folder), atau beberapa dokumen kolaborasi(walaupun mostly udah di Google Docs).

    Considering pindah semua ke Dropbox sih – tapi git enak sih semua bisa dilakuin cepet di terminal. CMIIW Dropbox kayaknya belom bisa gitu?

    • Lawrence says:

      Hehehe, dropbox ga bisa terminal sih setauku. Kalopun ada, kayanya 3rd party hack. Dropbox make many things simpler. Paling ngebantu itu public folder di dropbox, public URL-nya selalu kepakai kalau mau quickly share file.

  7. Lingga Madu says:

    Great article. Saya dari dulu juga merupakan productivity enthusiast (sejak jaman belum ada PDA – masih harus pakai buku organizer sampul batik).

    I recommend Things dari Cultured Code (http://culturedcode.com/things). One of the best to-do app out there. It syncs with your iPhone too – and its best feature is its simplicity.

  8. [...] can explore more and you may comment this post to share that.. I quote and translate some text from here: Reduce the use of mouse or touchpad – keep your hand to focus into keyboard with minimum [...]

  9. irene salomo says:

    Hi Veni, salam kenal! Thanks udah berbagi, pas banget sama gol ku juga. Aku baru mencoba rescuetime & suka banget sama aplikasi ini, benar2 sangat menolong u/evaluasi & memotivasi diri menggunakan waktu dengan bijak di depan laptop :)

Leave a Reply to Lingga Madu Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Set your Twitter account name in your settings to use the TwitterBar Section.